Жаңашылдыққа иек артқан ұжым

Мұрағат ісі тек өткеннен сыр тарқататын құнды құжаттық деректерді сақтау ғана емес, орналасқан мекеннің мәдени-тарихи өлшемін өрістетуге арналған жауапты жұмыс. Аудан архившілері арқылы мұндай істер лайықты деңгейде жалғасын табуда.

Уақыт талабына сай түрлі құрылымдық өзгерістерге ілескенімен, архившілер тарихи қорды толықтыруда түрліше еңбек етіп, өңірі тарихына қатысты архив құжаттарын кеңінен танытуға ізденістерін арттыруда.

1986 жылы шаруашылық негізде құрылған аудандағы мемлекеттік мұрағат өткен ғасырдан бастап, күні бүгінге дейінгі деректік құжаттарды сақтап келеді. Алғаш жеке құрам бойынша мекемелердің құрылымдық құжаттары, айлық табыстары туралы көрсетілімдер жинақталса, кейіннен АХАТ бөлімі архивінен 1880 жылдан бастапқы туу, неке қию құжаттары актісінің толық жазбалары қабылданған. Айта кетерлігі, мұндай құжаттар құжат беру орнында 75 жыл сақталған соң ғана архивке табысталады.

Құжаттар қатарынан 1925-1928 жылдарғы Сырдария губерниялық Қазалы уезінің жер құжаты, Қазалы аудандық шикізат дайындау кеңсесінің 1935-1998 жылдардағы материалдарын кезіктірдік. Бұдан өзге 1939 жылғы Халық депутаттары Қазалы қалалық кеңесі және атқару комитеті құжаттары да болды. Бір кезде аудан инфрақұрылымын ілгерілетуге атсалысқан №86 Жылжымалы механикаландырылған колонна, Қазалы аудандық тұтынушылар одағы, Агроөнеркәсіп кешені қызметкерлері кәсіподағының Қазалы аудандық комитеті, Қазалы аудандық май жасау зауыты, Қазалы аудандық газ тарату, Қазалы аудандық өнеркәсіп комбинаты, Топырақ құнарлылығын арттыру бірлестігі сынды қызмет көрсету мекемелері жайын баяндайтын құжаттар, фотофоноларды көзіміз шалды. Қазақ ССР мемлекеттік сыйлығының лауреаты, Қазалы ауданының құрметті азаматы Ажаркүл Алдажарова, Бүкілодақтық және Қазақстан Жастар Одағының сыйлығының лауреаты Күнділда Төлеген, «Құрмет» орденінің иегері Күләш Мергенбаева, еңбек және соғыс ардагері Қайрадин Асқаров, Социалистік Еңбек ері Кәрібоз Әлимаев, «Қызыл жұлдыз» орденінің иегері Күмісбай Серікбаев сынды даңқты перзенттер туралы жеке тектің қорлар да барын байқадық. Олар жыл санап аймақ, аудан тарихында елеулі орны бар тұлғалар есебінен толғып отырады.

Қызығушылығымызға орай, мұндағы ғылыми қызметкерлер біздің саламызға сай тақырыптық сақтаулы номенклатураларды ұсынды. Аудандық баспа ісі, ақпараттық құралдар туралы бұрын-соңды еш жерде жарық көрмеген деректермен танысу мүмкіндігі туды.

«Алтын қорымыздағы құжаттар – біздің құнды байлығымызға баланады. Сақтау сөресінде 1880 жылдан бастапқы құжаттар бар. Сондай-ақ 1941-1945 жылдардағы жаппай қоныстандыру құжаттары, өзге елден келген түрлі ұлт өкілдерінің тізім кітабы сақтаулы», – дейді архив қоймасының меңгерушісі Нұрлан Нұржаубаев.

Бүгінгі таңда елімізде Тәуелсіздік кезеңіндегі архив саласының негізгі бағыттары айқындалып, архив ісін одан әрі дамыту жөнінде алда атқарылар міндеттер нақтыланған. Барлығы нормативтік-құқықтық кесімдер мен әдістемелік құжаттар арқылы жүргізіледі.

Архив ісін дамыту, мәдени мұраны сақтау және толықтыру, мемлекеттік бағдарламаларды іске асыру барысында жүзеге асады.

«Қазір архивімізде барлық жеткізгіштер түріндегі архивтік құжаттарды толықтыру, сақтау және пайдалану ісі жолға қойылған. Құжаттар көшірмелерінің Мемлекеттік сақтандыру қорын есепке алу және сақтаумен айналысамыз. Соңғы жылдары қолға алынған архив ісі мен құжаттама жүйелерінің Біртұтас автоматтандырылған ақпараттық жүйесіне деректерді жүктеу қолжетімділік пен уақытты үнемдеуде ыңғайлылығын көрсетуде», – дейді архив басшысы Жарқынбай Қалымбет.

Жарқынбай Ағыбайұлының айтуынша, бұған дейін өздері туралы дерек іздеп байырғы отандастарымыз жиі жүгінген. Ал қазір пайдаланушыға мәлеметтер базасы арқылы ұзақ жол жүріп, уақытын оздырмай, оңай мұрағаттық дерек-дәйектерге қол жеткізуге мүмкіндік бар. Десе де Қазалыға эвокуциялау кезінде қоныстанып, кейін атамекеніне аттанғандар тарапынан жиі хаттар келіп, сұраныс түсетінін жеткізді.

Бұған дейін аумағы аядай орында отырған мекеме осы жылдың көктемінде жаңа, заманауи ғимаратқа көшірілген. Бұрын толу дәрежесі 95 процент болған орында жұмыс істеу мен құжаттарды сақтау айтарлықтай қиындық тудырғанын ұжымдағылар жасырмайды.

Кең, техикалық талаптар сақталған қойма жаңа мүмкіндіктерге жол ашқан. Қызметкерлердің айтуынша, қойма әлі жиырма жылға дейін құжаттар қабылдауға қауқарлы. Жаңа нысандағы мекемеге тиесілі аумақ көлемді. Жарық, ыңғайланған басшы бөлмесі, жұмыс кабинеттерінде 7 ғылыми, 2 қосымша жұмысшы қызмет етеді. Жауапты мамандар құрамы жастардан түзілген. Бұл көрініс мұнда халықтың құжаттық естеліктерін сақтау және жинақтауға кейінгі буынның қызығушылығы жоғарылығын байқатты.

2013 жылдан бері цифрландыру жүйесі іске қосылған. Қодағы құжаттардың жартысына жуығы сканерленген. Бұл мақсатты жүзеге асыру үшін арнайы штат ашылып, ақпараттық технологиялар бойынша инспектор маманы жұмысқа алынған. Аталмыш инспектор Қайрат Торжымбаевтын айтуынша, архивтік құжаттарды цифрландырудағы түпкі мақсат – құжаттардың түпнұсқаларын бүлдірмей, сол қалпында сақтау. Архивтік құжаттарды сақтау және пайдалану барысында құжаттардың тозуы, мәтінінің жойылуы жиі кездеседі. Ақпараттың көптігінен қажетті құжатты қағаз жүзінде іздеп табу ұзақ уақытты алады. Осы мәселелерді шешудің ең тиімді тәсілі – құжаттарды цифрлық форматқа көшіру және электронды архив құру.

Құжаттарды цифрлық форматқа өткізу үшін арнайы жылдамдығы жоғары сканерлермен жабдықталған.

Істер номенклатурасын жасау тәртібі туралы архивші Абай Орақбаев айтып берді.

Құжаттарды сақтау – сақтау мерзімдерін көрсетіп, ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесі негізінде жүзеге асады. Жүйелеу мен есепке алу, олардың сақтау мерзімдерін анықтауға арналған тұрақты және уақытша сақтаудағы істер тізімдемесін жасау мен уақытша сақтаудағы істерді есепке алу үшін негіз болады.

Істер номенклатурасына ұйымда қалыптасатын және онда келіп түсетін барлық құжаттар енгізіледі.

Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу жайына Нұрлан Асқарұлы маманданған. Оның қызметіне ұйым архивіндегі құжаттардың құндылығына сараптама жасап, іріктеу, оларды тиісті мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға тапсыруға дайындау кіреді. Жұмыс Ұлттық архив қоры құрамына жатқызылмаған құжаттардың сақтау мерзімдерін айқындау және сақтау мерзімдері өтіп кеткендер мен істерді жоюға бөлу мақсатында жүргізіледі. Мемлекеттік архивтің жинақтау көзі болатын ұйымда жұмыстың құндылығына сараптама жүргізу тиісті мемлекеттік архив мамандарының әдістемелік және консультациялық көмегімен жүзеге асырылады.

Сараптаманың бұл түрінде 4 негіз басшылыққа алынады. Олар: ұйым құжаттары құрамын талдау, мемлекеттік архивке тапсыруда сақтау мерзімі тұрақты істерді іріктеу және дайындау. Құжаттардың төлнұсқа даналарының бар-жоғы тексеріліп, аталмыш құжаттар енгізілген құрылымдық бөлімшелерді айқындалады. Содан соң олардағы ақпараттың басқа құжаттарда қайталану сипаты, нысанын және толықтығы нақтыланады.

Қайталанатын ақпараты бар және дублеттік құжаттарды жоюға бөлу олар тұрақты сақтауға іріктелген құжаттармен салыстырылғаннан кейін ғана жүргізіледі.

Мұндағылар ведомостовалық архивтен мемлекеттік архивке құжаттардың толық әрі дұрыс өткізілуі – адам құқығын қорғауға тікелей қатысы деп санайды. Көп азаматтың аудандық архивке жазған сұраныс-өтініштері қанағаттанғысыз қалуына дәл осы жайлар себепкер болатынын білдік. Нақ, толық деректердің табылмауына құжат тапсырған мекеменің іс-қағаздары ұқыпсыздық қарауынан орын алады. Салдары азаматтардың жұмыс істегені рас болса да, оны растайтын анықтама ала алмауына алып келеді. Мұрағатшылар мекеме ұжымдардағы құжаттар мемлекет үшін қайталанбас мәні бар түпнұсқа екенін әрбір жауапты қызметкер білсе деген тілегін жеткізді.

Жеке және заңды тұлғалардың әлеуметтік-құқықтық сипаттағы және тақырыптық сұраныстарын орындау уақыты құжаттарды тапсырған сәттен бастап, сондай-ақ порталға жүгінген кезде мемлекеттік қызметтің нәтижесі 11 жұмыс күні ішінде беріледі.

Мемлекеттік қызметті көрсету үшін екі немесе одан да көп ұйымдардың, сондай-ақ уақыты 5 жылдан асқан кезеңнің құжаттарын зерделеу қажет болғанда, жауапты орындаушы қызметті көрсету мерзімі аяқталғанға дейін 3 жұмыс күні ішінде мемлекеттік көрсетілетін қызмет мерзімінің 25 жұмыс күнінен аспайтын мерзімге ұзартылғандығы жайлы хабардар етеді. Мемлекеттік қызмет ақысыз негізде жеке және заңды тұлғаларға көрсетіледі. Құжаттарды қабылдау кезекке тұру тәртібімен, алдын ала жазылусыз және жедел қызмет көрсетусіз кезек тәртібімен қабылданады.

Жыл басынан бергі Қазалы аудандық архиві филиалына әлеуметтік - құқықтық сипаттағы және тақырыптық сұраныстарының орындалуы бойынша келіп түскен хат түрінде, мемлекеттік корпорация және электронды үкімет порталы арқылы түскен сұраныстар жүзеге асқан. Сонымен бірге, ТМД және алыс шетелдер азаматтарынан зейнетке шығу, жұмыс өтілі, туу туралы куәлігі, жер және саяжай учаскелерін беру, медаль, ордендермен марапатталуы, ата-бабаларына көше атауларын беру, мекеме атауларының өзгергендігі туралы өтініштер да қамтылған. Сондай-ақ ұжым барлық қоғамдық-саяси істерден қалыс қалмайды. Әлеуметтік парақшалары арқылы істерін насихаттап, оған келіп түскен өтініш-сұрақтарға жауап беріп отырады. Бұл да кедергісіз қоғамның ашықтығының бір белгісі.

Қазалы аудандық архиві Қазақстанның архив мекемелері жүйесіндегі буын, қашан да халық үшін маңызы бар ғылыми-ақпараттық және мәдени-тарихи орталық саналады. Мұны жаңашылдыққа иек артқан мекемде болған бір күніміз ұғындырды.